Chcąc utworzyć zdarzenie otwórz MS Outlook w wersji webowej (przez przeglądarkę).
- W celu utworzenia nowego zdarzenia grupowego wybierz kalendarz Outlook z dostępnych aplikacji w menu po lewej stronie i kliknij przycisk „Nowe zdarzenie”.
- Po wybraniu kalendarza grupowego pojawi się komunikat "Zaproszenie zostanie wysłane do członków grupy dopiero wtedy, gdy ich zaprosisz. Zaproś uczestników". Zaproś grupę jako uczestnika spotkania.
- Tytuł spotkania - "Dodaj tytuł",
- Zdefiniuj listę uczestników spotkania (osoby indywidualne lub zespół w Teams) - "Zaproś uczestników",
- Przedział czasowy spotkania - datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania lub włącz opcję całodziennego spotkania - "Cały dzień",
- Powtarzalność spotkania - domyślne ustawiona "Nie powtarzaj", po rozwinięciu możesz wybrać inną opcję m.in. "dziennie", "co tydzień", "co miesiąc", "co rok", a także określić format "niestandardowy",
- Włącz/wyłącz opcję "Spotkanie aplikacji Teams",
- Dodaj przypomnienie - domyślne ustawione "15 minut wcześniej" lub zmień na inną spośród dostępnych opcji - uczestnicy spotkania otrzymają przypomnienie przed spotkaniem o określonej porze.
- Opcjonalnie doprecyzuj szczegóły spotkania lub dołącz materiały przygotowane na spotkanie - "Dodaj opis lub dołącz dokumenty".
- W przypadku zaproszenia osoby lub grupy osób przycisk "Zapisz" automatycznie zmieni się na "Wyślij", ponieważ aplikacja po kliknięciu prześle zaproszenia na spotkanie do wskazanych osób.
Uwaga
W momencie zaproszenia kogoś na spotkanie aplikacja domyślnie podpowie, że będzie to spotkanie za pośrednictwem aplikacji Teams - włączy automatycznie opcje "Spotkanie aplikacji Teams". Jeśli spotkanie ma się odbyć w innej formie np. stacjonarne wyłącz tę opcję przed wysłaniem wiadomości do zaproszonych osób.
- "Żądaj odpowiedzi" - opcja ta oznacza, że zarówno organizator, jak i wszyscy uczestnicy spotkania, będą otrzymywać automatyczne powiadomienia e-mail o każdej zmianie deklaracji uczestnictwa w spotkaniu poczynionej przez każdego uczestnika spotkania. Należy podkreślić, że zarówno dodanie do kalendarza jak i zmiana statusu uczestnictwa (spośród Akceptuj, Wstępna akceptacja, Odrzuć) spowoduje to masową wysyłkę powiadomień do wszystkich osób zaproszonych na spotkanie.
- "Zezwalaj na przesyłanie dalej" - opcja ta umożliwia zapraszanie do spotkania kolejnych osób (w tym również spoza AGH) przez wszystkich uczestników. Jest ona widoczna w szczegółach spotkania dostępnych z poziomu każdego z uczestników.
